Das Digitale Berichtsheft für Friseure
Im Zuge der Digitalisierung bildet diese Anwendung zunächst das Führen der Wochenberichte durch die Auszubildenden und die Freigabe der Berichte durch die Ausbilder in digitaler Form ab.
Als Besonderheit im Friseurhandwerk müssen die Auszubildenden zudem im Rahmen der Ausbildungszeit bestimmte theoretische und praktische Themengebiete durcharbeiten und hierzu Fragebögen ausfüllen, welche ebenso vom Ausbilder begutachtet werden. Diese Berichtsthemen wurden dem Auszubildenden bis dato in Form von gedruckten Broschüren bereitgestellt. Diese Papierform wurde ebenfalls durch digitale Broschüren und Q/A-Formulare ersetzt.
Der allseits bekannte Wochenberichte-Loseblattordner mit handschriftlich ausgefüllten und später durch den Ausbilder abgezeichneten Papier-Formularblättern ist nicht nur unter Nachhaltigkeitsaspekten nicht mehr wirklich zeitgemäß.
Das papierlose Berichtsheft erleichtert zum einen das Erstellen der Wochenberichte durch die Auszubildenden, da sie die Einträge auf ihren sowieso typischerweise ständig verfügbaren Smartphones jederzeit mit ein paar Klicks online erledigen können. Das senkt die Schwelle, die Einträge auch wirklich zeitnah durchzuführen.
Auch aus Sicht des Ausbilders wird die Kontrolle der Berichte wesentlich erleichtert. Das beginnt schon damit, dass alle Einträge in maschineller Schrift deutlich lesbar vorliegen. Zudem kann auch der Ausbilder den kompletten Kontroll- und Freigabeprozess ebenfalls online digital an einem beliebigen Endgerät erledigen. Ein Ausbilder kann hierbei beliebig viele Auszubildende in seinem Betrieb digital betreuen.
Alle Beteiligten haben durch die übersichtlichen Wochenlisten mit Statusanzeigen jeweils einen schnellen Überblick über den Erfüllungsgrad der gestellten Aufgaben.
Die Herausforderungen
Der reine Ablauf zur Erstellung eines Wochenberichtes durch den Auszubildenden und der Freigabe eines solchen durch den Ausbilder stellt sich zunächst als ein schematisch relativ einfach strukturierter Prozess dar.
Allerdings zeigt sich in der Praxis der Auszubildenden, Ausbilder und Betriebe, dass ein hohes Maß an Flexibilität erforderlich ist, um den Prozess offen aber dennoch in geordneten Bahnen bereitzustellen. Abgesehen von variablen Ausbildungsdauern zwischen 1-3 Jahren kommt es nicht selten durch veränderte Lebensumstände zu abweichenden Lehrzeiten (z.B. auch Unterbrechungen) bei den Auszubildenden. Oder ein Azubi wechselt zu einem anderen Betrieb. Auch der Wechsel eines Ausbilders erfordert eine Neuzuordnung des Auszubildenden ohne bereits erstellte Wochenberichte zu verlieren. Die erforderlichen Freiheitsgrade an vielen Stellen detailliert zu beschreiben, würde den Rahmen hier sprengen.
Benutzerrollen und organisatorische Struktur
Grundsätzlich gehört das Berichtsheft organisatorisch immer zur Person des Auszubildenden. Auch wenn zwischendurch ein Azubi den Betrieb wechselt, nimmt er seine bereits erstellen Wochenberichte immer digital mit zum neuen Ausbildungsbetrieb. Bereits durch den vorherigen Ausbilder freigegebene Wochenberichte bleiben gültig abgezeichnet und können am Ende der Ausbildung dem Prüfungsausschuss digital vorgelegt werden. Hierzu wird für jeden freigegebenen Wochenbericht automatisch auch ein dynamisches PDF generiert und zum Download bereitgestellt.
Die Datensicherheit hat hierbei höchste Priorität. Im Frontend wird sichergestellt, dass berechtigte Personen die jeweils nur ihrem Wirkungsbereich zugeordneten Daten sehen und bearbeiten können. Wechselt z.B. ein Azubi den Ausbildungsbetrieb, darf ab dann nur noch der neue Betrieb / Ausbilder das digitale Berichstheft einsehen.
Zudem gibt es in der Praxis vielfältige betriebliche Strukturen. Bei einem kleinen Ausbildungsbetrieb ist oftmals der Inhaber gleichzeitig auch der Ausbilder. In größeren Filialbetrieben gibt es mehrere Auszubildende und Ausbilder, die ggf. sogar im Verlauf der Ausbildung an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Ebenso kann ein Ausbilder an mehreren Standorten für unterschiedliche Auszubildende gleichzeitig zuständig sein.
Ziel ist es, in allen Szenarien den erforderlichen Aufwand für Erstellung und Kontrolle/Freigabe zu minimieren und möglichst keine nicht Beteiligten mit unrelevanten Informationen zu überfluten. Also findet eine Kommunikation typischerweise nur zwischen dem Auszubildenden und dem Ausbilder statt. Andererseits muss aber auch der Inhaber eines Salons als übergeordnete organisatorische Instanz eingreifen können, um in Sonderfällen die Rolle des Ausbilders unkompliziert neu vergeben bzw. selbst einspringen zu können.
Um hierbei alles in geordenten Bahnen ablaufen zu lassen, gibt es im Frontend drei Sichten auf das System. Je nach Login im Frontend wird die auf die jeweilige Rolle angepasste Benutzeroberfläche angezeigt.
Azubi
Der Auszubildende kommt dabei unabhängig vom aktuellen Ausbildungsbetrieb seiner Berichtspflicht nach. Er wird einmalig im System akkreditiert und einem ebenfalls vorab akkredierten Ausbildungsbetrieb zugeordnet.
Ausbilder
Der Ausbilder wiederum sieht nur die ihm zugewiesenen Azubis und kann über die Statusanzeigen zu deren Berichtsauflistungen schnell sehen, ob ein Azubi z.B. schon zeitnah an einem Wochenbereicht gearbeitet hat oder ob er ggf. um Wochen im Rückstand ist und erinnert werden muss.
Ausbildungsbetrieb
Eine übergeordnete administrative Sicht auf den Prozess hat der Ausbildungsbetrieb. Zu einem kann der Inhaber bei Bedarf beliebige zusätzliche Standorte hinzufügen. Zum anderen legt der Betrieb ggf. neue Ausbilder an und weist sie den Standorten zu. Ebenso weist der Ausbildungsbetrieb den akkreditierten Azubi dann dem verantwortlichen Ausbilder an einem bestimmten Standort zu.
Es wird also für jeden Ausbildungsbetrieb eine Organisationsstruktur aufgebaut, die je nach Betriebsform sehr einfach oder komplex sein kann. Der Betrieb behält die Kontrolle über die zugeordneten Ausbilder und kann deren Aufgaben im Sonderfall ersetzen. Auf Seiten des Betriebes wird über die hierarchische Berechtigungsstruktur sichergestellt, dass ein Ausbilder immer nur mit den für ihn zugewiesenen Azubis kommunizieren kann. Da der Betrieb die höchste Instanz einnimmt, kann er aber auch die Accounts seiner Ausbilder steuern und ggf. einen Azubi auf sich selbst zuordnen (Standard-Standort und -Ausbilder).
Der Ausbildungsbetrieb kann zur einfachen Übernahme von Kontrollfunktionen alle Berichte aller seiner Auszubildenden einsehen und in Sonderfällen ebenfalls Freigabe für Wochenberichte erteilen.
PDF-Generierung
Zu jedem Wochenbericht wird im Zuge der Freigabe durch den Ausbilder automatisch ein PDF erzeugt und zum Download bereitgestellt.
Wie detailliert ein Auszubildender seine Tätigkeiten pro Wochentag beschreibt, ist in der Praxis sehr unterschiedlich und ein Stück weit auch Verhandlungssache zwischen Ausbilder und Azubi. Um dem Rechnung zu tragen, kann der Azubi auch mehrere Textabsätze pro Wochentag hinzufügen.
Für die dynamische PDF-Generierung sind die Textlängen und Anzahl von Blöcken in der tabellarischen Auflistung also sehr variabel. Um das automatisiert abbilden zu können, wird das PDF ggf. mehrseitig erzeugt und es findet ein Übertrag der Tabellenausgabe statt. Ein finales stitching aller Wochenberichte eines Auszubildenden zu einem großen PDF-Dokument ist möglich.
Nachrichtensystem
Im Verlauf der Entwicklung des Systems kam die Idee, die Kommunkation zwischen Azubi und Ausbilder für alle Benutzer noch praktischer steuern zu können.
Statt nur abstrakt eine Statusanzeige (Ampel) in den Auflistungen der Wochenberichte anzuzeigen, wird beim Einreichen eines Berichtes zur Freigabe bzw. beim Freigeben / Zurückweisen des Berichtes jeweils eine Nachricht für den Azubi und den Ausbilder erzeugt.
Beide Beteiligte haben zu den relevanten Prozessschritten die Möglichkeit, kurze Textnotizen anzuhängen. Dies ist insbesondere hilfreich, wenn der Ausbilder einen Bericht zurückweist. Statt sich wieder auf klassichem Wege persönlich mit dem Azubi kurzzuschließen, kann der Ausbilder schnell eine kurze Erläuterung mit Verbesserungsvorschlägen zu genau diesem Wochenbericht anmerken. Der Azubi weiß dann sofort, warum der Wochenbereicht zurückgewiesen wurde und kann die Änderungen schnell umsetzen und den Bericht erneut einreichen. Manchmal geht es nur um Kleinigkeiten, die dadurch schnell geklärt werden können. So haben beide einen kurzen Draht zueinander und können ihre Aufgaben schneller erledigen.
In der Praxis hat sich sogar gezeigt, dass die Auszubildenden gerne nach diesem aus Messengerdiensten bekannten Muster kommunizieren und es tauchte recht schnell sogar das ein oder andere Emoji auf 😀